Cantabria arranca los sistemas que hacen realidad el ‘papel cero’ en toda la Administración pública

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El Gobierno de Cantabria ha arrancado de forma generalizada los sistemas y programas que van a hacer realidad el ‘papel cero’ en todos los servicios públicos de la Administración regional, cumpliendo el plazo previsto para el día 2 de abril de 2021 por las leyes nacionales.

Pero esta importante transformación no se ha hecho sola. Han sido necesarios cambios estructurales, como la renovación de los medios tecnológicos, pero también el desarrollo de nuevos programas y sistemas, de la normativa necesaria y la ampliación de la capacidad de almacenamiento de la información documental, que dé soporte al nuevo sistema de tramitación electrónica.

Todo un esfuerzo de inversión, organización y de normativa que implica hacer efectiva la tramitación electrónica íntegra de más de 1.300 procedimientos de toda la Administración Autonómica y organismos del sector público, un proceso que ha estado liderado por la Consejería de Presidencia e Interior, dirigida por Paula Fernández Viaña.

La consejera ha detallado en qué ha consistido la última fase de estos trabajos corporativos, como ha sido la puesta en marcha de la Sede Electrónica, la regulación del sello electrónico del Registro General y el utilizado para la emisión de los certificados oficiales electrónicos, que autentican las actuaciones administrativas para que estas queden automatizadas y cuenten con todas las garantías jurídicas.

Igualmente, se han fortalecido los servicios directos que se prestan a la ciudadanía con la puesta en marcha en todas las consejerías y organismos públicos de las Oficinas de asistencia en materia de registro, que digitalizarán todos los documentos presentados por la ciudadanía.

Según ha explicado Fernández Viaña, la ciudadanía que asista a cualquiera de ellas para presentar una solicitud o escrito, a partir del 2 de abril, se llevarán un recibo justificativo de su presentación, junto con el propio documento original, dado que habrá sido digitalizado por el funcionario y remitido electrónicamente a la unidad que lo tramita “sin uso alguno del soporte papel”.  

De esta forma, las personas físicas podrán elegir en todo momento cómo se comunican, a través de medios electrónicos o no, y solo estarán obligados a relacionarse con medios electrónicos con la Administración autonómica para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo las personas jurídicas (empresas y entidades).

A su juicio, se trata de un “salto cualitativo” en la eficiencia y eficacia de las tareas realizadas por las unidades administrativas, así como conseguir una mayor proximidad y accesibilidad para el ciudadano en la gestión y seguimiento de sus expedientes.

Con la puesta en marcha de estas nuevas oficinas, ha señalado Fernández Viaña, “culminan los trabajos emprendidos hace años para la transición hacia una relación entre ciudadano y Administración totalmente electrónica y sin papeles”, reduciendo el tiempo de gestión y que “la información no se encuentra dispersa en diferentes organismos”.

Millones de documentos digitales

Y es que las cifras que se manejan de la administración digital autonómica son importantes en cuanto al alcance y envergadura de esta transformación.

En total, se prevén que estos sistemas sean utilizados por unos 100.000 ciudadanos y empresas al año utilizando la Sede Electrónica, que presentarán ante la Administración unos 600.000 documentos que se gestionarán íntegramente en formato digital. Además, la Dirección General de Organización y Tecnología calcula que anualmente se almacenarán 2,4 millones de documentos; 1,5 millones se firmarán de forma electrónica; se tramitarán unos 120.000 expedientes electrónicos y habrá 50.000 notificaciones digitales que se enviarán a la ciudadanía.

Para llegar a este punto de plena implantación de la Administración Electrónica en el Gobierno de Cantabria han sido necesarios 5 decretos y 13 órdenes de la Consejería de Presidencia para regular el uso generalizado del expediente electrónico, así como el desarrollo, por parte del Servicio de Informática autonómico, de decenas de nuevos sistemas y herramientas.

Entre ellos, destacan la Sede Electrónica, el sistema de gestión de expedientes electrónicos ‘eBRO’, la Valija electrónica ‘eValija’, el portafirmas electrónico, el sistema de notificaciones electrónicas ‘Estafeta’, el Registro Electrónico General y el inventario de procedimientos y servicios ‘IPSC’, entre otros.

Proceso de adaptación e inversiones

Hasta llegar a la última de las fases, la Consejería de Presidencia ha ido arrancando de forma progresiva en los últimos años los sistemas que gestionan el expediente electrónico.

Así, hasta la fecha, sin contabilizar los realizados en la Administración de Justicia, se han digitalizado 16.096.504 documentos electrónicos que han quedado archivados en gestor documental electrónico; se han firmado 1.469.855 documentos de forma electrónica, y se han emitido internamente 3.600.000 certificados electrónicos con los nuevos sistemas.

Igualmente, los servicios de la Administración General han emitido 40.972 comunicaciones internas con Valija Electrónica y se han registrado 160.750 escritos o solicitudes de forma telemática por Registro Electrónico de la Sede Electrónica. Por último, se han realizado 44.490 notificaciones telemáticas y 16.719 expedientes electrónicos han sido gestionados utilizando el sistema eBRO.

Entre las próximas mejoras y con el fin de hacer frente a las últimas adaptaciones de la e-Administración, se reforzará el personal técnico con la incorporación de 14 analistas de sistemas informáticos y técnicos de gestión de sistemas, con una inversión de 720.000 euros.

Con ello, la Consejería de Presidencia pretende impulsar nuevas líneas de actuación en materia TIC, muy necesarias para la nueva administración electrónica y reforzar varias unidades informáticas que no disponen de recursos humanos especializados mínimos para poder garantizar el servicio en el futuro.

Asimismo, el Gobierno de Cantabria destina otros 750.000 euros a los nuevos modelos de aplicaciones informáticas de gestión, inversiones para aumentar la capacidad de los procesos y de almacenamiento de datos, así como al incremento de las capacidades para el teletrabajo de la plataforma tecnológica del Gobierno de Cantabria.

Ambas acciones forman parte del proyecto de transformación digital de la Administración de la Comunidad Autónoma que la Consejería de Presidencia ha propuesto para que pueda ser financiado con fondos europeos de recuperación y que tiene un importe máximo de 14 millones.

A este mismo proyecto corresponden otras inversiones correspondientes al servicio integral de operaciones de sistemas informáticos y renovación de infraestructuras, el proyecto Osiris, con 6,5 millones de euros anuales, y el servicio de telecomunicaciones del Gobierno, por importe de otros 1,6 millones de euros también anuales, entre otros

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